Das EMPOWER. MeetUp 2025 hat uns 31.526 € gekostet. In diesem Jahr waren es 18.775 €. Das sind 40 % weniger. 📉
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Möglich war das vor allem durch zwei Partner:
🏨 Das Courtyard by Marriott Wolfsburg ist uns als neue Location stark entgegengekommen. Über eine Mischkalkulation bei der Verpflegung fielen Raum, Technik und Personal nicht extra an. Deshalb ist „Essen“ in der Grafik so groß. Die Verpflegung unserer Speaker steckt da übrigens auch mit drin.
📸 Christin Büttner hat uns bei den Fotos ebenfalls ein faires Angebot gemacht. Ihr Honorar steckt im Block „Marketing“.
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Mehr gekostet hat dieses Jahr das Hotel für unsere Speaker. Unterm Strich ist die Rechnung aber trotzdem eindeutig.
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Und jetzt der ehrliche Teil: Kostendeckend ist das MeetUp trotzdem nicht. Den Kosten stehen 5.498 € Einnahmen gegenüber. Es bleibt also ein Minus von rund 13.280 €. 2025 waren es noch rund 27.500 €.
Nach aktueller Kalkulation müsste ein Ticket rund 600 € kosten statt 299 €. Und vom Ticketpreis kommt nicht alles an. Zuerst geht die Umsatzsteuer ab. Dazu kommen die Zahlungsgebühren: Bei einem 440-€-Ticket kostet PayPal mit Kreditkarte rund 15 €, nur PayPal etwa 10 €, nur Kreditkarte 3 %. Ein Kauf auf Rechnung kostet uns dagegen 10 Cent.
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Ich halte 600 € für zu hoch. Ein MeetUp soll Menschen zusammenbringen und nicht aussieben.
Unser Ziel bleibt trotzdem, kostendeckend zu werden. Wir sind Fans von 6 Wiederholungen, bis etwas sitzt. Das gilt auch fürs MeetUp, und mit jeder Runde kommen wir ein Stück näher.
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Was ich für 2027 mitnehme:
✅ Größere Mengen einkaufen. Kugelschreiber und Sticky Notes reichen schon fürs nächste Jahr. Das geht bestimmt auch bei Lanyards und Goodies, die waren dieses Jahr in Summe recht teuer.
✅ Kooperation statt klassisches Sponsoring. Ein Rabatt, der sich für die Partner selbst lohnt: mehr Hotelbuchungen fürs Courtyard, mehr Shootings für Christin. Das lässt sich vorher leider schlecht kalkulieren. Und ehrlich gesagt finde ich die Preise der beiden für ihre tolle Arbeit schon jetzt sehr fair.
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Übrigens: Die Early-Bird-Tickets für 2027 gibt es noch bis zum 31.12. für 299 €. 🎟️
Und wenn ihr uns zusätzlich etwas Gutes tun wollt: Kauft am besten auf Rechnung. 😉
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Wie macht ihr das bei euren Events?
Habt ihr gute Erfahrungen mit Sponsoring gemacht, das sich für beide Seiten richtig anfühlt? 👇