Veranstaltungstechniker – Wie bekommen wir das EMPOWER. 2026 noch günstiger?
Ihr fragt euch eventuell: Wie kriegt der Henry das hin das EMPOWER. MeetUp 2026 noch günstiger anzubieten, wenn er doch 2025 schon über 40.000€ dafür kalkulieren musste? (mehr dazu in meinem anderen Beitrag).
Erfahrung 😁
Ähnlich wie bei allem – und das sollte bei uns in der Agilität Standard sein – lernen wir mit jedem Durchgang dazu und können immer mehr optimieren. 🚀
Fangen wir mit dem ersten Kostenpunkt an, den ich radikal reduziere:
Den Techniker für die Veranstaltung. 👨🏼🔧
2025 habe ich ihn gern mit reingebucht, da ich wenig Vorerfahrung mit MeetUps und Konferenzen hatte. Meine Idee war, dass ich ja schon mehr als genug mit der Veranstaltung selbst zu tun habe und nicht auch noch die Kapazität für die Technik besitze. Ich wollte einfach, dass jemand da ist, der sich darum kümmert, dass technisch alles läuft. Also Mikrofonanlage, Beamer, Fernseher und die Laptops der Speaker daran. 🎤
Das vor allem mit dem Hintergedanken, dass ich kein einziges Apple Gerät besitze und gerade Menschen mit solchen Geräten mich häufig fragen, warum diese gerade jetzt nicht am Beamer funktionieren. Da kann ich leider auch nicht helfen. 😕
Genau die Erfahrung hatte auch erst wieder auf einem IT-Treffen, wo ein Vibecoder seine App vorstellte und nicht wusste wie ein ClickShare am MacBook anzuschließen sei. 🤷🏼♂️
Resultat war, dass mich der Techniker während meiner Aufbauzeit abgepasst hatte, um mir dann die Technik zu erklären und dann in Rufbereitschafft ging. Somit liefen auch weiterhin technische Probleme erst bei mir auf und ich kontaktierte ihn dann. ☎
Ich gebe zu, ich habe vorher wirklich nicht nachgefragt ob der Techniker dann vor Ort und ansprechbar für die Teilnehmenden ist und sich auch live ums Mikrofon kümmert. Mein Fehler. Ich hatte einfach die irrige Annahme, dass dem so sei.
Jedenfalls kostete der Techniker 110€/h. Die Veranstaltung ging von 9 – 17 Uhr und von 9 – 15Uhr.
Wegen Karenz wurde entsprechend an beiden Tagen der Techniker von 8:30-17:30 eingeplant. Also je 11 Stunden. Macht 22*110€ = 2.420€.
In der neuen Location kostet der Techniker 200€ pro Stunde und wir wollen die Veranstaltung 2 Stunden länger machen. Nach der bisherigen Rechnung also in Summe 24 Stunden Bereitschaft. Macht 4.800€. Bei angenommenen 30 verkauften Tickets wären das 160€ je Ticket. Das ist sicherlich kaum jemand bereit zu zahlen. 💸 Aktuell sind die Tickets für 299€ im Vorverkauf, da würde fast alles nur für den Techniker und die Technik (Beamer, Mikrofon, etc.) draufgehen.
Dabei möchte ich ausdrücklich darauf hinweisen: Wenn ich anrief, war der Techniker schnell vor Ort und hat auch zur Zufriedenheit aller die Fälle gelöst. ❤
Wie lösen wir das also 2026? 📣
Alle Speaker machen einen Technikcheck vor Veranstaltungsbeginn am jeweiligen Tag. Wir nehmen uns die Zeit dafür und haben im Zweifel Ersatzmaterial vor Ort, um eventuelle Probleme zu lösen. 😊
Mit Znip ✨ begleiten wir Menschen & Unternehmen in moderne Arbeitswelten und machen sie zu noch erfolgreicheren Unternehmen, die mit Aglität Organisationsentwicklung den Menschen wieder in den Mittelpunkt stellen. Frischer Wind im Unternehmen, der auch sich auch in den garantiert besseren Zahlen widerspiegelt.
