Die Gefahr von Gruppenentscheidungen
„Fast alles hat zwei Seiten: Ermögliche Lösungen in Schattierungen und Verbindungen“ – TeamworksPLUS® Prinzip
heute möchte ich mit Dir Gruppenentscheidungen näher beleuchten.
Ich bin Fan davon viele Entscheidungen in die Gruppe zu geben. Gleichzeitig möchte ich dafür sensibilisieren, dass allein schon die Entscheidungsfrage etwas näher betrachtet werden darf. Nämlich nach der Informationsvielfalt der Gruppe.
Hat Deine Gruppe alle Informationen zur Problematik verstanden, um gute Entscheidungen treffen zu können?
Sicherlich kennt das die eine oder andere von uns. Vom Vorstand kommt irgendeine komische Entscheidung in die Mannschaft. Bei dieser fragt man sich, wieso die jeweilige Person einfach keine Weitsicht zeigt oder die Entscheidung vermeintlich dumm vorkommt. Meine These ist eher, dass an dieser Stelle der Vorständin mal eben schnell in einer PowerPoint eine Entscheidung vorgelegt wurde und daher – mangels Informationen – eine Entscheidung auf der völlig falschen Ebene getroffen wurde.
Ein Beispiel aus meinem Alltag
Ich war in einem Team tätig, welches ein Jira-Template/PlugIn entwickelte um in einem Unternehmen das Jira für das SAFe-Framework nutzbar zu machen. Ein guter Einstieg für alle kommenden Agile Release Trains (ART) dieser Firma. Gedacht als Angebot zur Arbeitserleichterung aller zukünftigen ARTs. Damit diese sich nicht, wie alle vor ihnen, eigene Lösungen bauen müssen. Also Verschwendung reduzieren, Geschwindigkeit erhöhen und Synergien nutzen. Die Lösung war noch nicht fertig und schon in der Erprobung mit den ersten ARTs um ihnen den Einstieg zu erleichtern, selbst wenn sie dann noch eigene Lösungen dazu bauen müssen.
Eines Tages wurde ich dann darüber informiert, dass die Vorständin nun entschieden hat, dass dieses Template für alle in der Firma nun verpflichtender Standard ist. Wie ich davon erfahren habe? Wütende Anrufe und Eskalationstermine mit bereits bestehenden ARTs, die eigene Lösungen gebaut hatten. Niemand aus unserem Team war bei dem Vorstandsentscheid dabei. Er wurde schriftlich kommuniziert. Meine These: Die Vorständin wusste nicht, was die da entscheidet und welchen Aufwand das produzieren könnte. Es stand schlicht nicht in ihrer Entscheidungsvorlage. Die Entscheidung könnte trotzdem gut sein, da Standards verbindlich werden. Wer die Migration jetzt trägt wurde aber nicht entschieden und war sicherlich auch nicht bekannt, dass diese wahrscheinlich mehrere Hunderttausend Euro kosten würde.
Genau das Gleiche passiert uns auch oft in Teams. Auch mir! ich habe den Fehler auch unzählige Male in der Vergangenheit gemacht. Heute weiß ich, dass ich solche Dinge vorher selbst und mit einer Entscheidung aus mehreren Blickwinkeln betrachten muss. Auf jeden Fall müssen alle Informationen vorher verfügbar sein.
Wo passiert das nun bei Gruppen & Teams? Das mit dem Vorstand war ja eine Einzelpersonenentscheidung. Ich sehe das oft bei Agile Coaches und Teamgestaltern. Beispielsweise kurz nach Corona die Frage:
„Wollen wir wieder im Büro arbeiten oder beim Home Office bleiben?“
Alle, mit denen ich zu dieser Frage gesprochen hatte hatten das Ergebnis bekommen, dass ihre Teams im Home Office bleiben wollen. Damit einhergehend, dass sie 100% remote arbeiten wollen.
Als Teamgestalter habe ich gern die Teams auch mal vor Ort um Teamdynamiken zu sehen, um Teambuilding zu veranstalten und auch um Konflikte aufzudecken. Teams, die sich regelmäßig auch physisch treffen sind im Home Office viel resilienter. Daher ist auch unsere Ausbildung zu Flexibler Arbeit entstanden.
Dieser Blickwinkel steht der Teamentscheidung entgegen. Woher sollen die Teams es denn aber wissen? Wir dürfen sie vorher gut informieren oder uns über Teilaspekte unterhalten, wenn wir solche Fragen in die Teams geben. Beispielsweise die Frage
„Wie viel physischen Raum brauchen wir für effektives Teambuilding?“
Die Entscheidung ob sich das Team physischen Raum trifft sollte eher eine informierte Person treffen. In meinem Fall die Teamgestalterin oder Agile Coach, da sie sich den ganzen Tag mit entsprechenden Dynamiken beschäftigen. Die genaue Ausgestaltung sollte dann mit dem Team gemeinsam erarbeitet werden. Und ja, damit bleibt die Verantwortung bei der Rolle, die meiner Meinung nach, dafür vorgesehen ist.
Eingangs habe ich eines der TeamworksPLUS® Prinzipien zitiert und berichte nun eher davon, dass uninformierte Entscheidungen eher gar nicht zur Entscheidung gebracht werden sollen. Doch es hat eben mehr Seiten und Schattierungen.
Entscheidungen, die die Gruppe gemeinsam gefällt hat, werden auch leichter von ihr getragen und verteidigt. Zudem kann sich die Gruppe später nur schwer über das Ergebnis beklagen. Im Falle des Vorstandsentscheides herrscht so wenigstens Klarheit über das ganze Unternehmen hinweg. Im Falle der Home Office Entscheidung kann man nun alle Büros aufkündigen, ohne mit Gegenwehr rechnen zu müssen.
Ich habe in der Vergangenheit den gleichen Fehler oft bei der Wahl des besten Termins in Communities gemacht. Wollt ihr den Heldentreff lieber am Mittwoch oder am Donnerstag? Passt das Agile Community Treffen besser ab 8Uhr oder eher 10Uhr?
Dabei habe ich meist nur die Anwesenden gefragt. Also die Personen, die es ja sowieso zum jeweiligen Termin geschafft haben. Ergebnis war fast immer: So wie der jetzige Termin ist, ist es am Besten.
Hier lohnt es sich eher eine toolgestützte Umfrage in der Community zu machen. Das dauert länger, beim Ergebnis werden dafür alle gehört.
In der aktuellen TeamworksPLUS® Ausbildung haben wir eine ähnliche Frage in die Gruppe gegeben:
„Passt es für euch, wenn im nächsten Modul Janina statt Henry dabei ist?“
Die Antwort war, dass es passt. Janina ist toll und die beiden Ausbilderinnen auch sehr erfahren, so dass es wirklich passen wird und unglaublich toll wird, keine Frage. Ich möchte mit unseren Beispielen dafür sensibilisieren, dass auch darin viele Facetten stecken, die wir als Teamgestalterinnen berücksichtigen dürfen.
Vorteil: Die Gruppe hat entschieden und es ist okay.
Nachteil: Kennt die Gruppe überhaupt schon die Auswirkung auf die Teamdynamik?
Hierin steckt auch die Chance: Genau durch dieses Erleben können wir wiederum solche Wechselwirkungen auf die Metaebene bringen und mit den Teilnehmenden besprechbar machen.
Janina & ich bauen daher auch manchmal absichtlich Stolpersteine in unsere Ausbildungen, damit wir sie erleben und besprechen können, damit ihr in euren Teams bessere Ergebnisse liefern könnt. Die Ausbildungen sollen auch ein Raum zum Ausprobieren und Erfahren sein.
Mach Dir also auch keinen Kopf, falls Du erst hinterher feststellst, dass die Entscheidung vielleicht nicht die beste war. Die Gruppe hat für sich die beste Entscheidung getroffen, mit den Informationen, die sie hatte. Der Rest ist Lernen und Reflektieren. Daher lohnt es sich bereits getroffene Entscheidungen später nochmals zu retrospektieren.
Bonus: Betrachte Entscheidungen als Experiment mit KPIs. Dann gibt es Rahmenbedingungen und wir können prüfen und nachjustieren. ☺️
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